ثبت چندین فاکتور خرید یا فروش مربوط به طرف حساب های مختلف با کالاهای مختلف به صورت لیستی از طریق ورود لیستی فاکتور در نرم افزار حسابداری هلو امکان پذیر است.
دسترسی به این فرم از طریق منوی عملیات مرتبط با کالا > فاکتور – عمده فروشی > ورود لیستی فاکتور امکان پذیر می باشد. با کلیک روی دکمه انتقال از فایل اکسل در پایین فرم می توانید اکسل خود را بارگزاری نمایید.
روی دکمه ورود لیستی فاکتور از اکسل در پایین فرم کلیک نمایید.
ابتدا اکسل فاکتورها را در قسمت انتخاب فایل اکسل، انتخاب نمایید.
ستون های اکسل ورودی در سمت راست فرم نمایش داده می شود. با کلیک برروی هر ستون می توانید ستون متناظر آن را از لیست کشویی انتخاب نمایید. سپس فرم را تایید نمایید. فاکتورها در فرم زیر نمایش داده می شوند.
اکسل ورود لیستی فاکتور عمده فروش/ خرید:
جهت ورود لیستی فاکتور فایل اکسل با فرمت xsl شبیه به تصویر زیر تهیه نمایید.
ستون های ضروری در فایل اکسل:
- شناسه فاکتور
هرفاکتور شامل اطلاعات طرف حساب، اطلاعات یک یا چند کالا و نحوه تسویه می باشد. باتوجه به اینکه یک فاکتور می تواند شامل چند کالای مختلف باشد، یک یا چند سطر از اکسل مختص یک فاکتور خواهد بود. جهت شناسایی سطرهای یک فاکتور می بایست ستون شناسه فاکتور با اعداد یکسان پر شود.
- کد کالا / نام کالا
ورود اطلاعات در یکی از ستون های کدکالا یا نام کالا برای هر سطر الزامی باشد.
در صورتی که هر دو مقدار در یک سطر پر شده باشد کد کالا الویت دارد به این معنا که در صورت مغایرت کد و نام کالا، مقدار کد کالا در فاکتور برای درج کالا نظر گرفته می شود.
- کد طرف حساب/ نام طرف حساب
ورود اطلاعات در یکی از ستون های کدطرف حساب یا نام طرف حساب برای هر سطر الزامی باشد.
سایر ستون های ضروری شامل شماره فاکتور، تعداد کالا و قیمت می باشد.
ستون های غیر ضروری شامل تاریخ، ساعت و توضیحات فاکتور می باشد.
- تعداد و قیمت کالا
سایر اطلاعات غیر ضروری
- گروه اصلی و فرعی
- تاریخ و زمان
- توضیحات
نحوه تسویه
نحوه تسویه فاکتورها نقد، کارتخوان و نسیه می باشد و انتخاب صندوق و کارتخوان پس از بارگزاری اکسل و از طریق رادیو باتن های بالای فرم امکان پذیر می باشد.
در صورت وارد نکردن شماره فاکتور در اکسل، نرم افزار هلو به فاکتورهای بارگزاری شده شماره فاکتور می دهد.
نکات مهم پس از بارگزاری اکسل در فرم
از انتخاب درست نوع فاکتور و نحوه تسویه در بالای فرم اطمینان حاصل نمایید.
پس از تایید فرم، فاکتورهای بدون مشکل ثبت می گردند. سطرهای دارای مشکل درفرم باقی می مانند. خطای هر سطر در مقابل آن نمایش داده می شود.
برخی خطاهای رایج
طرف حساب وجود ندارد.
کالا وجود ندارد.
موجودی کالا کافی نمی باشد.
تاریخ و زمان نامعتبر می باشد.
نوع طرف حساب با نوع فاکتور مغایرت دارد.
