سامانه مودیان مالیاتی با هدف جمع‌آوری و یکپارچه‌سازی اطلاعات مربوط به مؤدیان مالیاتی راه‌اندازی شده است. در تاریخ‌های مشخصی هر مؤدی باید برای ارسال صورتحساب الکترونیکی به آدرس اینترنتی www.my.tax.gov.ir مراجعه نماید.
کاربران نرم‌افزار هلو بعد از ثبت انواع فاکتور فروش و برگشت از فروش، اصلاح و ابطال، جهت ارسال صورتحساب الکترونیک می‌توانند از مسیر زیر اقدام نمایند.
قبل از شروع کار با نرم‌افزار هلو برای ارسال صورتحساب الکترونیکی، لازم است مودی مواردی را آماده کند، برای اطلاع و آموزش از لینک زیر استفاده نمایید:
انجام تکالیف مودی ارسال صورتحساب الکترونیک
توجه: انجام تکالیف مودیان به تفضیل در راهنمای مربوطه توضیح داده شده است.
- ورود اطلاعات متناسب با طرف حساب‌های حقیقی و حقوقی در نرم‌افزار هلو
- ثبت شناسه کالاها و خدمات
- درج شناسه واحد کالا
- تنظیمات نرم‌افزار بر اساس دو روش ارسال صورتحساب های الکترونیکی
ورود اطلاعات متناسب با طرف حساب‌های حقیقی و حقوقی در نرم‌افزار هلو
- هنگام ورود اطلاعات در فرم معرفی طرف حساب و در تب نوع طرف حساب، حالات زیر را دقت نمایید:
- اگر ماهیت طرف حساب حقیقی و ملیت ایرانی باشد، کد ملی و کد پستی وی را وارد کنید
- اگر ماهیت طرف حساب حقیقی ولی ملیت خارجی باشد، کد فراگیر شخصی برای طرف حساب وارد نمایید
- اگر ماهیت حقوقی با ملیت ایرانی باشد، شناسه ملی و کد اقتصادی درج شود
- اگر ماهیت طرف حساب حقوقی با ملیت خارجی باشد کد فراگیر شرکتی وارد کنید
- اگر ماهیت طرف حساب مشارکت مدنی باشد کد ملی و کد اقتصادی را وارد نمایید.
توجه: مودیانی که ابتدای شماره اقتصادی آنها 411 می باشد، طبق اعلام اداره مالیات نامعتبر است. در هنگام ارسال صورتحساب الکترونیکی می‌توانند در فیلد کد اقتصادی شناسه ملی را وارد نمایند.
ثبت شناسه کالاها و خدمات
- توجه داشته باشید که مشتریان و کاربران لازم است در هنگام تعریف هر کالا در تب مشخصات مالی و در قسمت شناسه کالا/خدمات را وارد نمایند.
برای یکپارچکی و شناسایی کالا و خدمات بین نرم‌افزار و سامانه مالیاتی به سايت مشتري‌ها به آدرس https://stuffid.tax.gov.ir مراجعه کرده و اکسل شناسه کالا را دریافت و استفاده کنید.
درج شناسه واحد کالا
اگر کاربر در فاکتور از واحد کالا استفاده می‌کند لازم است برای واحد کالاها شناسه تعیین نمایند
مسیر دسترسی به تعیین شناسه برای واحد کالا
عملیات مرتبط به کالا/ تعریف کالا/ واحد کالا/ معرفی واحدها/ جستجوی کد واحدها
- با استفاده از مسیر ذکر شده و کلیک بر گزینه شناسه واحد کالا، می‌توانید انواع واحدهای دارای شناسه استاندارد را انتخاب کنید تا در هنگام تعریف کالا از این واحدها انتخاب نمایید.
تنظیمات نرم‌افزار بر اساس دو روش ارسال صورتحساب های الکترونیکی
برای ارسال صورتحسابهای الکترونیکی سامانه مودیان لازم است گواهی امضا الکترونیکی داشته باشید تا بین نرم‌افزار هلو و سامانه www.my.tax.gov.ir تبادل اطلاعات صورت گیرد.
در نرم‌افزار هلو دو روش تعبیه شده است تا کاربر بتواند از دو روش ارسال گواهی امضا الکترونیکی را از طریق فایل CSR و یا توکن سخت‌افزاری استفاده کند. انتخاب روش‌های ارسال، از مسیر تنظیمات
نرم افزار/ تنظیمات عمومی و در قسمت مشخصات صورت حساب مالیاتی انجام می‌شود.
- در قسمت تنظیمات نرم‌افزار/ تنظیمات عمومی می‌توانید:
-
- در روش اول، شناسه یکتا را وارد و با فعال کردن روش گواهی امضاء و مشخص کردن مسیر فایل کلید خصوصی دریافت شده، فرم را تایید و جهت ارسال صورتحساب‌ها به منوی صورتحساب الکترونیک سامانه مودیان بازگردید.
- در روش دوم شناسه یکتا را وارد کنید، با نصب توکن سخت‌افزاری روی سیستم، کلمه عبور توکن را وارد کنید و با تایید فرم تنظیمات به منوی صورتحساب الکترونیک سامانه مودیان بازگردید.
مسیرصورتحساب الکترونیک سامانه مودیان
عملیات مالی/ صورتحساب الکترونیک سامانه مودیان
- برای ارسال صورتحساب و اهراز هویت با استفاده از توکن سخت‌افزاری، لازم است توکن به دستگاه نصب باشد،
در غیراینصورت در هنگام ارسال اطلاعات در فرم پیام زیر از سوی نرم‌افزار ارسال می‌شود.
- صورتحسابهای الکترونیکی فرمت یکسانی ندارند بلکه متناسب با نوع کسب‌وکار، اقلام اطلاعاتی آن مشخص می‌شود. با ورود به فرم صورتحساب مالیاتی با انتخاب تاریخ، طرف حساب و فاکتور فروش، فروش اصلاحی، فروش ابطالی و یا برگشت از فروش می‌توانید اطلاعات فاکتور انواع کالا و خدمات را در جدول مشاهده نمایید.
فاکتور فروش
صورتحساب اصلی فروش اولین صورتحساب الکترونیکی است که با انجام هر معامله صادر و به سامانه مودیان ارسال می‌شود، صورتحساب اصلی فروش نامیده می‌شود.
فاکتور فروش اصلاحی
چنانچه پس از صدور صورتحساب اصلی فروش، نیاز به اصلاح اطلاعات مربوط به کالا/خدمات شامل شناسه باشد، اصلاحات را انجام داده و مجدد فاکتور را از فروش اصلاحی انتخاب و ارسال نمایید.
توجه: صورتحساب اگر از نوع اول باشد، همانند صورتحساب اصلی نیازمند تایید خریدار بوده و در غیر اینصورت نیازی به تایید ندارد.
برای انجام اصلاحات از مسیر زیر اقدام نمایید.
اصلاحات/ فاکتورها/ فرم اصلاح فاکتور و سند
- فاکتور موردنظر در فرم حذف و اصلاح فاکتور و سند را انتخاب کنید.
- سپس اصلاحات را که فقط شامل اطلاعات مربوط به کالا را شامل می‌شود را انجام دهید.
فاکتور فروش ابطالی
چنانچه پس از صدور صورتحساب اصلی فروش یا صورتحساب الکترونیکی اصلاحی، اطلاعاتی اصلی مربوط به خریدار شامل شماره اقتصادی و همچنین شناسه کالا/خدمات و تاریخ صدور صورتحساب تغییر یابد و بر اساس اسناد و مدارک مثبته عدم تحقق معامله احراز گردد، فروشنده نسبت به صدور صورتحساب الکترونیکی ابطالی حاوی شماره منحصر به فرد مالیاتی صورتحساب الکترونیکی مرجع و ارسال آن به سامانه مودیان اقدام می‌نماید. سپس، صورتحساب الکترونیکی مرجع در سامانه مودیان، ابطالی محسوب می‌گردد. پس از ابطال صورتحساب الکترونیکی، امکان صدور صورتحساب الکترونیکی اصلاحی برای آن صورتحساب وجود ندارد. شرط ابطال صورتحساب الکترونیکی، عدم بهره‌برداری از آن در امور تجاری و پرونده‌های مالیاتی است.
- در فرم صورتحساب نوع فاکتور (نوع 1 و 2) مشخص کنید.
فاکتور برگشت از فروش
چنانچه فاکتور فروش را صادر یا اصلاح نمودید، امکان صدور فاکتور برگشت از فروش و ارسال آن به سامانه با شرایط زیر وجود دارد.
- اطلاعات مربوط به خریدار غیر قابل اصلاح می باشد.
- تعداد/ مقدار یا ردیف کالا/خدمت میبایست نسبت به فاکتور فروش کاهش یافته باشد.
- در صورتی که تمام اقلام کالا/خدمت برگشت داده شده باشد میبایست صورتحساب ابطالی صادر شود.
- مبالغ مربوط به کالا/خدمت در صورتحساب برگشت از فروش نسبت به صورتحساب اصلی نمیتواند تغییر یابد.
نوع
- کاربر می‌تواند نوع را متناسب با کسب و کار خود را انتخاب نماید.
نوع 1: در این نوع صورتحساب اطلاعات کامل خریدار و فروشنده ثبت می‌شود، این اطلاعات شامل: نوع فروش، نوع خریدار، تاریخ و زمان صدور صورتحساب، اطلاعات هویتی خریدار و فروشنده، مشخصات کالا/خدمات می‌باشد.
نوع 2: صورتحساب الکترونیکی نوع دوم صورتحسابی است با اطلاعات کامل فروشنده و اطلاعات کامل کالا/خدمات و بدون اطلاعات خریدار است در نتیجه در این صورتحساب اعتبار مالیاتی برای خریدار احتساب نمی‌شود.
الگوهای ارسال صورت حساب
.درحال حاضر الگوهای ارسال صورتحساب مشخص شده در تصویر زیر در صورتحساب مالیاتی هلو قابل انتخاب است
- برای ارسال صورتحساب‌ها در نرم‌افزار از الگوی شماره 1، که فروش است؛ استفاده می‌شود.
- بعد از انتخاب کاربر با زدن دکمه ارسال/ استعلام صورتحساب، اطلاعات به سامانه موديان طبق روش ارسال و استعلام می‌شود.
و پس از ارسال، پیام زیر را مشاهده خواهید کرد.
- در صورت ارسال موفق در فیلد “پاسخ درخواست” پیام دریافت با موفقیت انجام شد، درج می‌گردد.
- باتوجه به انتخاب الگو ممکن است نیاز به وارد نمودن اطلاعات مختص آن الگو در سطر هر فاکتور باشد.
الگوی 6 بلیط هواپیما:
- برای فاکتورهای با الگوی ارسال بلیط هواپیما، می بایست اطلاعات مسافر وارد گردد.
الگوی قرارداد پیمانکاری:
- برای الگوی قرارداد پیمانکاری میبایست شماره قرارداد برای هر فاکتور درج گردد.
الگوی صادرات:
- همچنین برای الگوی صادرات، میبایست اطلاعات مربوطه با استفاده از دکمه فرم صادرات در ستون صادرات درج گردد.
اصلاح و ابطال فاکتورهای ارسال شده
- برای فاکتورهای ارسال شده امکان اصلاح و ابطال را دارد، برای این فاکتور در صفحه اصلاحات فقط گزینه‌های ابطال و اصلاح وجود دارد.
- در هنگام ارسال مجدد صورتحساب الکترونیکی این فاکتور در گروه فروش اصلاحی قرار می‌گیرد.
- این مورد برای فاکتوری که ارسال شده ولی نیاز به ابطال است نیز صدق می‌کند با این تفاوت که این فاکتور در گروه فاکتورهای ابطالی است و باید از آنجا انتخاب و مجدد ارسال شود.
- اگر کاربر از ابطال فاکتوری پشیمان شد قبل از ارسال مجدد در فرم اصلاحات فاکتور، با انتخاب فاکتور موردنظر می‌تواند از گزینه خروج از ابطال استفاده کند.
ورود شماره مالیاتی از طریق فرم اصلاح فاکتور
- در صورتی که فاکتور در سامانه وارد شده اما اطلاعات آن در هلو وارد نشده است، امکان وارد نمودن شماره مالیاتی از طریق دکمه ورود شماره مالیاتی وجود دارد.
اصلاح شماره مالیاتی و سریال
- در صورتی که مطمئن هستید، فاکتور در سامانه ثبت نشده و با خطای شماره سریال یا شماره مالیاتی مواجه شده‌اید، با تایید این عملیات، سریال این فاکتور حذف و در ارسال مجدد این فاکتور با سریال جدید به سامانه ارسال خواهد شد.
حذف سریال/ شماره مالیاتی
- با تغییر شماره مالیاتی و سریال در فرم زیر و کلیک روی دکمه تخصیص، شماره مالیاتی و سریال وارد شده جهت این فاکتوراصلاح و فاکتور مدنظر ارسال شده به سامانه در نظر گرفته می شود.
سایر نکات فرم صورتحساب مالیاتی
- امکان تغییر نوع صورتحساب به صورت گروهی برای فاکتورهای انتخابی وجود دارد.
- امکان ورود شناسه کالا و درج شماره مالیاتی و سریال به صورت دستی برای فاکتورها مطابق تصویر زیر وجود دارد. درج شماره مالیاتی و سریال به صورت دستی از این طریق برای فاکتورهایی که در سامانه وجود دارد ولی در هلو ارسال نشده است جهت خروج از لیست هلو انجام می‌گردد.
- امکان انتخاب تاریخ صدور فاکتورهای انتخابی جهت ارسال سامانه و امکان ارسال فاکتورهای نسیه به صورت نقد وجود دارد.
انواع پاسخ های سیستم به درخواست
- گاهی استعلام زمانبر است که از طرف نرم‌افزار مطابق تصویر پیام “در حال بررسی توسط سامانه” ارسال می‌شود.
در صورتي که پس از ارسال صورتحساب، خطايي وجود داشته باشد و وضعيت ارسال ناموفق با پیامی اعلام می‌شود و لازم است تا زماني که خطا برطرف نشده و وضعيت به ارسال موفق تغيير نکرده صورتحساب‌ها در اين فرم قابل مشاهده است.
- کاربر باید اصلاحات لازم را انجام داده و مجدد در فرم صورتحساب مالیاتی فاکتور را انتخاب و ارسال نماید.
- برای اخذ گزارش از فاکتورهای ارسال شده، گزینه گزارش را بزنید.
بدین ترتیب می‌توانید گزارشی از صورتحسابهای خود را مشاهده نمایید.
خطاها و راه‌حل‌های ارسال صورتحساب مالیاتی
جدول زیر شامل راه حل‌هایی برای حل مشکلات احتمالی حین ارسال صورتحساب‌ها می‌باشد.
